Cómo obtener la aprobación del cliente para trabajo adicional antes de empezar
Convierte un “ya que estás aquí…” en un registro claro de alcance, precio, plazo y autoridad antes de que el trabajo adicional se mezcle con el encargo original.
El trabajo adicional es uno de los puntos donde los proyectos pequeños pierden trazabilidad. El cliente pide otra reparación, aparece una condición oculta o el técnico recomienda una tarea adicional. Si se ejecuta primero y se documenta después, ambas partes pueden recordar un alcance o precio diferente.
Resumen rápido
Empieza por comprobar el alcance original
Compara la petición con presupuesto, orden de trabajo, propuesta o acuerdo firmado. Si ya está incluida, quizá no necesites otra aprobación. Si es nueva, sustituida, ampliada o cambia precio/plazo, crea un registro específico.
Evita frases como “extra según conversación”; describe lo que una tercera persona podría entender después.
Cinco hechos que conviene capturar
Qué cambia, por qué cuando sea útil, ajuste de precio o límite de autorización, impacto en calendario/visita y quién tiene autoridad con la fecha de aprobación.
No todos los cambios afectan a las cinco variables, pero el documento debe hacer explícitas las que sí cambian.
Elige el documento por la decisión
Si cambia un trabajo ya contratado, suele encajar una orden de cambio o mecanismo de modificación. Si una visita necesita permiso para una tarea definida, puede encajar una autorización adicional. Si el cliente elige una opción, quizá convenga un presupuesto revisado.
Respeta siempre la forma o procedimiento que exija el acuerdo subyacente.
Precio y plazo no son la misma variable
Un cambio puede añadir coste sin retrasar, retrasar sin coste o afectar a ambos. Distingue cargo fijo, crédito, importe estimado o límite máximo. Indica también retorno, materiales, inspecciones o dependencias que cambien el calendario.
Esto evita que una aprobación económica se interprete como aceptación de una fecha distinta que nunca se explicó.
Ejemplo de campo
Un fontanero cambia un elemento por 650. Al abrir la pared aparecen dos válvulas dañadas. Un “adelante” por mensaje deja preguntas. Un registro mejor vincula el trabajo original, describe las dos válvulas, añade 185, indica que se completa en la misma visita y obtiene firma sobre ese PDF.
Meses después, la orden y la factura siguen contando la misma historia.
Espera aprobación cuando sea practicable
El objetivo es saber si el cliente acepta antes de que el coste sea irreversible. Emergencias, seguridad, obligaciones legales o instrucciones contractuales pueden requerir otro proceso; documenta esas excepciones en lugar de normalizarlas.
El silencio no debería convertirse automáticamente en aprobación sin una base contractual o legal clara.
Si el cliente rechaza o no responde
Mantén el alcance original salvo que otra obligación cambie la situación. Conserva el resultado de la solicitud y resuelve el desacuerdo antes de crear nuevas versiones.
En PocketESign, una solicitud rechazada, cancelada o caducada sin completarse libera el crédito reservado aplicable.
Preguntas frecuentes
¿Todo extra necesita una firma nueva?
Depende del contrato, importe, riesgo y jurisdicción. Los cambios materiales de alcance, precio o tiempo suelen beneficiarse de una aprobación específica.
¿Puedo usar una autorización en lugar de una orden de cambio?
Depende de si estás autorizando trabajo nuevo o modificando un acuerdo existente. El contrato puede exigir un procedimiento concreto.
¿Qué pasa con una emergencia?
Puede requerir actuación inmediata. Documenta la razón, el alcance provisional y regulariza la aprobación conforme al contrato y normativa aplicable tan pronto como sea posible.
Fuentes oficiales revisadas
- AIA Contract Documents — Fundamentals of Change Orders
- PocketESign — Autorización de trabajo vs orden de cambio
- PocketESign — Flujo de aprobación para servicios del hogar
Validez y conservación
Las normas sobre firma electrónica, forma contractual, identidad, autoridad y conservación varían según el país, el tipo de documento y el sector. Utiliza esta guía como orientación operativa y revisa los requisitos aplicables a tu caso cuando la transacción sea sensible, regulada o de alto valor.